Qué significa la agilidad en las empresas

Comencemos por el principio. Agilidad es un marco de trabajo y debemos comprenderlo como tal, separándolo de lo que normalmente entenderíamos por tal cosa. Es decir que para considerar a una empresa como ágil, debe cumplir con ciertas ideas y modos de actuar.

Por Gustavo Giorgi

Concretamente, este marco se compone de una serie de comportamientos de un equipo de personas que se sostienen sobre unos valores para conseguir un objetivo.
Y, por último, considerar que, si bien la agilidad tiene bastante más de práctica que de teoría, sus ejes son relevantes.
Podemos situar un punto exacto de inicio, y es el constituido por el documento que inaugura esta corriente: el Manifiesto Ágil escrito en marzo de 2001 (por lo que el año próximo está cumpliendo la mayoría de edad, por lo que se ve).
Digo esto porque, como muchas cosas, estos temas llegan a nuestras pampas con un delay importante pero que, por suerte, hoy en día podemos sentirnos bastante actualizados respecto de los materiales que van llegando desde el exterior.
La agilidad nace con el Manifiesto antedicho, en el que un grupo de desarrolladores de software, reunidos en Silicon Valley (donde si no) deciden virar el timón de lo que se venía haciendo hasta entonces en esa industria.
Fundamentalmente, el cambio radical consistió en marcar una diferencia importante en el modo de gestionar los proyectos.
Hasta allí, primaba el denominado “cascada” o waterfall, que suponía acciones escalonadas y un trabajo en cadena, símil postas. Específicamente, se comenzaba por la demanda del cliente, luego la división del trabajo en partes, del cual cada colaborador tomaba una porción para luego entregarla a otro. Así hasta proponer un producto a quien, en definitiva, iba a poner la plata.
Esta manera de hacer, que incluso el sentido común indicaría como la mejor, resultaba que en la práctica acarreaba numerosos conflictos, siendo uno de los principales que se tardaba demasiado y que, arribado al final del tiempo proyectado, el producto no conformaba al cliente. Conclusión, se perdía mucho tiempo y dinero.
Así las cosas, una vez detectada esta situación, el grupo de notables comienza a pensar alternativas y genera esto de la Agilidad, que se ha ido trasladando desde el ámbito de la informática al del management en general y de hecho hoy es una referencia obligada para todo aquel que forma parte de una organización y quiere mejorarla.

¿Por qué es conveniente la agilidad en las organizaciones?
En primer lugar, porque las empresas que la adoptan como una manera de hacer las cosas logran reducir costos, aumentar la motivación del personal y también la rentabiidad.
Luego, también se evidencia una mejoría significativa en la satisfacción de los clientes, ya que los mismos formarán parte activa desde el comienzo, pudiendo determinar claramente sus necesidades y a su vez ir realizando todas las modificaciones necesarias en el momento adecuado y no cuando ya sea demasiado tarde.
Por último, también implica que los productos o servicios van siendo mejores cada vez, dada la interacción fluida entre el usuario final de los mismos y la Compañía.

Los valores ágiles
Para quienes en su vida hayan escuchado hablar de este tema, estoy seguro de que la mejor forma de explicarlo es a través de la descripción de sus cuatro valores.

  1. Priorizar los individuos y sus Interacciones por sobre las herramientas y los procesos.
    No significa que los procesos y procedimientos de una empresa no sean útiles, sino que
    los mismos necesitan de las personas para garantizar su éxito.
    Seguramente varios de los que están leyendo estas líneas estarán experimentando la sensación desagradable de haber logrado una certificación en calidad y que aún no pueda ser internalizada en la gente.
    Los formularios, las planillas y todos los documentos están fantásticos y sortean cualquier auditoría externa. Pero tienen un problema grave: los colaboradores no los cumplen. O peor, ni siquiera los conocen.
    Entonces, al final del día, las personas que ocupan posiciones de liderazgo en la Compañía terminan por desconfiar de las normas respecto de su poder ordenador y dejándolas como una mera chapa comercial. Una palanca más de marketing o la condición para el ingreso a determinados mercados.
    Lo que la agilidad tiene para aportar aquí es a partir de un rescate profundo de lo humano. Es comprender profundamente que las personas no son máquinas y que sus emociones son importantes ¿Por qué creés, sino, que algo tan técnico como es el cambio de un sistema informático a otro depende pura y exclusivamente de sus usuarios, independientemente de la calidad del software? O también, cuando queremos importar un método exitoso o una buena práctica sin explicar lo suficiente a los empleados, seguro que nos irá mal.
    Es importantísimo lograr conciencia en la gente de lo que intenta ser impuesto. Es clave que las respetemos, comuniquemos lo que necesiten, las acompañemos si están temerosas y guiemos para darles mayor confort psicológico.
  2. Software funcionando por encima de documentación extensiva.
    El nervio de esto y lo que permite extender a la agilidad del software a la gestión en
    general es el concepto de valor.
    Todo el tiempo debemos preguntarnos: ¿Lo que hago, está generando valor para alguien? ¿Para un compañero, el cliente, un proveedor? ¿Para la empresa o la comunidad en general?
    Valor es sinónimo de propósito y también de utilidad.
    No tiene sentido hacer algo porque sí. Para llenar un papel o conformar a mi jefe.
    La burocracia sirve para ordenar el caos, pero brinda una falsa percepción de control y tenemos que estar atentos a que eso no ocurra en nuestra empresa.
    Ser ágil es lograr que lo que hagamos realmente sume y se traduzca en hechos concretos: ahorro en costos, menos tiempo en un proceso, mayor satisfacción del cliente, mejora en la relación con nuestros colaboradores.
  3. Interesa más la colaboración con el cliente que el seguimiento de un contrato.
    Uno de los principios que enseña el Design Thinking es el de Colaboración Radical. Me
    encanta y siento que es completamente análogo a este valor de la agilidad.
    Pensar en el cliente como un socio más que como un rival nos abre infinitas puertas cuya única llave está bajo esta luz.
    Colaborar a fondo es asumir que puede haber modificaciones y que los imponderables forman parte de toda actividad que los humanos proyectemos.
    Es asumir que, ante la imposibilidad de preverlo todo, estaremos junto al cliente con la premisa de lograr su satisfacción.
    ¡Qué lejos se encuentran estas ideas de los especuladores, que fondean su mercadería con tal de venderla luego a precios astronómicos! Que lo digan sino quienes peinan canas, cuando en cada hiperinflación más de un comerciante escondía botellas de aceite, harina y azúcar.
  4. Es más importante la capacidad de respuesta antes que seguir un plan.
    Los proyectos en cascada que mencionaba al comienzo se basan fuertemente en la
    predicción. De hecho, los Diagramas de Gantt reflejan visualmente todas las tareas necesarias para cumplir con el proyecto, incluyendo los plazos asociados.
    Y este esquema, muy útil para actividades tales como la construcción o la programación de un proceso productivo, deja de serlo cuando el contexto deja de ser estable, para ser volátil.
    En este mundo incierto y complejo, los métodos predictivos no resultan suficientes y así toman un rol preponderante las herramientas adaptativas, de las que la agilidad es su matriz conceptual más desarrollada en la actualidad.
    Insisto: el plan hay que tenerlo. La agilidad no es esquizofrenia. La agilidad enseña que un plan es como un mapa de ruta y como tal hay que intentar seguirlo, pero, al igual que sucede en un viaje, el camino está cortado o el clima no permite el paso, podemos utilizar vías alternativas sin sonrojarnos. Es más, nuestra idea de inteligencia actual es eso: poder reaccionar lo más a tiempo a los cambios, antes que empecinarnos en cumplir con los pasos pensados de antemano.